——成都校区回音壁全新改版亮相
近日,成都校区回音壁新版正式登台亮相,这是回音壁自2011年推出后经历的第三次大改。从2.0版本升级到3.0版本,不只是界面变了,更是一次从双向交流方式向多维沟通模式的转型。
无论是支持图文并茂发信,还是对来信增加了退回、删除处理方式,或是重磅推出的评论功能,一切的改变都是为了更好的沟通。
意见箱vs轰炸器
与民间色彩浓郁的论坛、bbs相比,回音壁是一次学校管理者主动开辟渠道、倾听师生声音的有益尝试。
2010年10月成都校区启用伊始,各种问题相继出现,“学生的问题也许看起来都是小问题,不过一个个小问题视而不见,积累起来就是大问题。”副校长、成都校区党委书记张强认为必须直面问题而不能逃避。
2011年5月,“回音壁”栏目应运而生。点开校区主页上回音壁的按钮,就可以匿名发邮件向校区领导和有关部门反映问题、挑刺吐槽。职能部门负责人以实名回复,而且回复时间被严格打表。只要发信人没有特别要求,所有人都可以看到邮件原文和回复。
一开始,不少人担心这种“晒问题”的方式会导致不满的口水铺天盖地而来。不过,事实证明,一个真诚敞开的交流平台带来的并不是意见的井喷,而是沟通的达成,综合了校长信箱和贴吧优点的回音壁完美承担了意见箱的功能,在促进成都校区和谐发展中写下了浓墨重彩的一笔。
“愤怒的面条”在信中投诉食堂的一工作人员态度“稀撇”。后勤服务公司生活服务中心刘涛老师进行了回复。几天后,“愤怒的面条”变成“思考的面条”发来信件,表示自己反映的问题得到了解决,并且“反思”了自己“大概是由于我把在这里可以提意见当成理所当然,所以还顺便发泄了一点点情绪。”
两年来,回音壁回复信件9000多封,涉及校区网络一卡通、研究生事务、图书馆工作、后勤服务、教学教务、安全保卫等所有工作板块,总浏览量达110万多人次,它已经成为一支晴雨表,生动的反映着校园生活。
“五四”评优评奖开始了,一连几天数十个问题都是围绕评优评奖展开;选课开始了,教务部开始受到问题“轰炸”;校园网的设置出了问题,网络问题成为大家吐槽的对象。可以说,这是一块了解学生所思所想、所忧所乐的最佳窗口,不少媒体和家长也会不时浏览回音壁,掌握学校最新动态。
不过,与之相应的问题也开始出现,同学轰炸式的提问背后,带来的是管理人员的不堪重负。教务部丁海萍老师说,问题集中的时候,回音壁里一天能收到上百封关于教务的信件,回复信件工作量巨大。有些同学并不主动关心相关的制度,等到问题出来后,就不断询问,教务部专门编印了《教务管理指南》,以问答的形式呈现了选课、退课、双学位等等教务管理问题如何处理。但是“回音壁里依然有20%的问题其实能在这本指南里找到答案。”
为让职能部门精力集中处理重要信件,新版回音壁增加了“过滤”功能。“现在对四类信件,回音壁管理员可以退回或删除:明显不属于成都校区工作和职能范围的、同一问题已经回复处理的;明显缺乏事实依据的意见或投诉;言语粗鲁、内容特别偏激的。”党政办李洋老师介绍。
助推器vs机器猫
上班第一件事,登陆回音壁查看相关信件,已经成为校区不少部门工作人员的习惯动作。“我们被学生的建议督促着进步。”后勤服务公司蒲仕明老师说。在同学们的建议下,开水房换成了第五代热水器,排队打水的状况得以缓解;篮球场安上了光感控制灯,根据光线强弱决定开灯时间,让篮球比赛不再出现照光不足的问题……
“回音壁督促了工作的改进,尤其是对细微工作的改进”。经管学院何仁辉老师认为回音壁的最大好处在于能扫清工作“死角”,关注到个人的具体状况。前几天,经管学院推优评选,需要提供成绩排名,没有考虑到转专业的同学新组建班级相应成绩没办法横向比较甚至排名,看到有同学在回音壁咨询,何仁辉在回复里真诚道歉:“非常抱歉,我事前没有估计到这个事情。”并立即着手改进。
一些同学的真知灼见得到高度重视,成为校区发展的重要推手。2012年4月13日,校区召开了校园文化建设座谈会,这次座谈会的起因正是一位农学院的同学在回音壁里对新校区的校园文化建设提出了疑问。“成都校区作为全新的校园,应该培育什么样的校园文化?”围绕此问题,成都校区随后开展了“我爱新校区”校园文化建设系列活动,通过“我心中的大师访谈”、“我为建筑物取雅名”、“开拓者足迹”等活动形式推进校园文化建设。
网上的问题要网下来推动,回音壁的工作并不仅停留在“倾听”上,更包括着“改进”,件件有回复,事事有落实,这使回音壁的公信力不断增加。在去年底进行的关于回音壁的调查中,1640名师生中只有91人认为回音壁“没有作用”,仅占5.5%的比例。
不过,回音壁在成为校区工作助推器的同时,也让一部分同学把它当作了有求必应的“机器猫”。
所以,才有诸如“请问某某老师的电话”、“请问某某单位的网址”之类完全可以求助身边同学的问题。新版回音壁开通的评论功能,正好可以发挥“让大家告诉大家”的作用。
“4教C区3楼男厕所里漏水了,好可惜的水啊,快,快,快!!!”面对这样的信件,后总的老师在肯定同学热心的同时,也想提醒同学们除了回音壁,其实还可以更多更快更有效的方式,比如直接拨打学校维修热线:86292117。无独有偶,面对同学在回音壁里咨询网络故障问题,新闻信息中心赖翔老师也给出这样的回答:“请直接联系服务电话:86291092。联系服务电话我相信比在回音壁上留言解决得更快。”
“回音壁并不是万能的。”很多人开始意识到这一问题,后勤服务公司目前正在探索通过现实留言板、学生后勤服务督察队、公开讨论会等多种方式,形成丰富的沟通渠道,打破回音壁一统天下的格局。
双向交流vs多维互动
今年3月,一位同学在回音壁就考研自习室排号的问题写了一封长信,张强亲自回复,在长近3000字的回复中开诚布公就此谈了自己的看法,在信的末尾,他抛出了一连串的问题:“对于考研占座这样的事情,学校该不该管、该管到什么程度?……如何真正把‘以人为本、关爱学生’落到实处?什么样的学校才叫大学?今年的排队已经过去,但留给我们的,应该有更多的启示和思考,也希望能和更多的师生一起交流、探讨、沟通。”不过,当时的回音壁不支持双向交流,所以最终征集讨论被搬到了微博中进行。
这一事件可谓推动回音壁升级3.0版本的导火索。
2.0版本的回音壁一直恪守“你问我答,我答你看”的双向交流模式,提问的人不能反馈意见,其他的人不能进行评点和讨论,仅仅停留在就事论事的阶段。而新版的回音壁正是致力于打造多维互动的沟通渠道,形成观点的交汇和智慧的碰撞。
正是看到多维沟通汇集智慧的优势,网友“五农人”很快就借助新版回音壁推出了“校园公共议题一:优化成都校区学生干群的探讨”,不只是提出问题,更多的在于抛出问题,激发更多思考。在来信的最后,五农人说,“也希望有关注学校学生工作发展的在校校友,规范地提出更多有意义的议题。力求师生互动,学生与领导的互动,共同推进成都校区教育教学的大飞跃!”看到来信,学工部主任何祖锋率先参与到讨论中,他也抛出了一系列的问题:“学生干群如何代表青年学生的发展方向?对同学们的成长成才做了哪些有益的工作?在学校和校区的建设管理方面起了哪些积极的作用?学生组织是否真正代表了广大学生的根本利益?学生干部在同学中究竟是什么样的形象?”其他师生也纷纷跟帖,“秀”出自己的想法。
这些问题也许一时半会儿并不会有答案,但是这种交流与碰撞一定会引发新的思考。将沟通进行到底,期待有一天,回音壁能从意见箱变成一个激荡智慧的观点台,从助推器变成一个充满魅力的教育窗,真正成为成都校区的活力之源。